A implantação do sistema deveria ter acontecido desde 2014, mas foi adiada inúmeras vezes pelo governo. Desta vez, no entanto, o cronograma é definitivo
A partir de julho, o eSocial passa a ser obrigatório para todas as empresas privadas, com exceção dos Microempreendedores Individuais que trabalham sozinhos, sem empregados.
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas pelo qual os empregadores vão informar, de forma unificada, todas as obrigações referentes aos empregados.
A implantação do sistema deveria ter acontecido desde 2014, mas foi adiada inúmeras vezes pelo governo. Desta vez, no entanto, o cronograma é definitivo. A primeira etapa do projeto já está em andamento, envolvendo grandes empresas, que faturam mais de R$ 78 milhões por ano.
Agora em julho, todas as demais empresas privadas terão de se cadastrar no sistema, e enviar uma série de tabelas, como as de cargos, horários, entre outras. Erros nessas informações impedirão que obrigações trabalhistas e previdenciárias sejam cumpridas mais à frente. Ou seja, multas poderão ser aplicadas.
Esses dados que abastecem o sistema serão cruzados e validados, ou não, pelo sistema. De maneira ilustrativa, o desligamento de um funcionário não será aceito pelo eSocial se antes o empregador não informou sua contratação. Além disso, nessa cadeia de eventos, será evidenciado que a empresa cometeu uma irregularidade no passado.
A promessa do governo é que quando o eSocial estiver completamente implantado serão substituídas 15 obrigações que hoje os empresários enviam periodicamente aos diferentes órgãos.
O sistema irá fazer as vezes da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) , Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) , entre outras obrigações.
O diretor da Contep Contabilidade, dr. Egberto Gonçalves, ressalta a importância de as empresas estarem bem amparadas para evitar erros cadastrais que podem resultar em multas.
“São informações que possuem validade jurídica e por isso devem estar corretas. Se faltar informação de um funcionário, por exemplo, o eSocial não vai fechar a folha da empresa. É nessa hora que entra a importância de a empresa estar amparada por um escritório eficiente. Nós da Contep, por exemplo, temos um time de profissionais capacitados, todos com curso superior, com suporte total às empresas”, disse.
Egberto conta ainda que a empresa vai preparar uma palestra sobre o eSocial para clientes, empresários e seus respectivos funcionários. “É uma forma de apresentar as mudanças que o eSocial exige e ao mesmo tempo esclarecer todas as dúvidas dos clientes.” O evento será no dia 25 de julho, às 8h, na Acirp.
Vanderlei Chiareli, que também é diretor da Contep Contabilidade, conta ainda que o escritório de contabilidade se preparou e montou um sistema de internet robusto para evitar contratempos. “Investimos em uma internet de última geração. Temos duas redes de internet para garantir total segurança, sendo que uma delas é dedicada exclusivamente à Contep. Assim, se por ventura uma internet cair, temos o respaldo da outra. Além disso contamos com backups em rede e um software integrado com as empresas.”
Vale lembrar que fazem parte do eSocial a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS, a Caixa Econômica Federal e o Ministério da Previdência Social.
Veja abaixo uma lista de perguntas e respostas para você entender melhor o que é o eSocial
1) O que é o eSocial?
O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças esse sistema traz?
O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. O sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.
3) Quais são os benefícios esperados?
O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse. No início, contudo, as atuais obrigações deverão coexistir com o eSocial.
Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.
4) Quais atividades serão afetadas?
São exemplos: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS.
5) Como o eSocial vai funcionar?
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
6) Por onde começar?
O primeiro passo será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências. O escritório de contabilidade será muito útil nesta etapa.
7) O que acontece se a empresa que não se adequar?
O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
SERVIÇO:
Contep Contabilidade
Endereço: Rua Coronel Spinola de Castro, 3.769 – Bairro Redentora, Rio Preto – SP
Fone/Fax.: (17) – 2139-6600
Site: www.contep.com.br
Facebook: facebook.com/contepcontep
